会議は15分で強制終了？！

こんにちは！

今回のテーマは、多くの会社員が苦しめられているであろう、会議です！

みなさんは、会社などの組織でミーティングをする際に、いつもだらだら長くなっていしまう、という経験はありませんか？

なんとそのミーティング、このスクラム戦術を使うと、１５分で終わらせることができるのです！！！

これは一体どういうことなのでしょうか？

このミーティング、スクラムでは「デイリースタンドアップ」または「デイリースクラム」と呼ばれています。

このミーティングで話すことは、次の3点です。

１、チームがスプリントを終了するために、昨日何をしたか

２、チームがスプリントを終了するために、今日何をするか

３、チームの妨げになっていることは何か

スプリントとは、一定の期間ごとのタスクを決め、それがどれだけ終わっているかを、その期間ごとに、以前紹介したプロダクトバックログを使って確認する作業です。

もしなかなか完了しない作業があれば、このデイリースクラムで何が妨げになっているのか、それを完了させるためにはどうすればいいか、それを話し合うことができ、仕事のスピードを上げることができます。

このデイリースクラムの肝は、実行に移せて有益な情報を、短時間で共有できることです。

このデイリースクラムには、３つの決まりがあります。

１、ミーティングは毎日同じ時間に行い、必ず全員が集合しなければならない。

２、１５分以内に終わらなければならない。

３、全員が能動的に参加しなければならない。

デイリースクラムでは、チーム全員が揃わなければ、コミュニケーションは成り立ちません。

そしてこのデイリースクラムで大事なのが、個人の進捗報告の場にしてはならないという点です。これでは、だらだらと長いミーティングになってしまいます。

このデイリースクラムの目的は、チームの勝利を導くために何をすべきか、短い時間で協議することです。

この「勝利」とは、スクラムで言えば「スプリントを計画通りに終了すること」です。

そしてこのデイリースクラムで大切なのは、チーム全員が自分ですばらしい仕事をしようという気持ちを持つことです。

このデイリースクラムを私たちのゼミでも実践しました。

ルールは、２日に１回、１５分、朝、毎回時間を決めて、スカイプでデイリースクラムを行うというものです。

私たちは学生で、大学の授業は皆ばらばらに入っており、毎日集まるのは大変なので、２日おきに、７：１５〜やろうという決めました。

そしてきちんとみんな参加するように、寝坊した人は1,000円の罰金という罰則まで設けました。

これで一週間試してみましたが、朝が弱い人が多いため、なかなか全員集まりませんでした。

そのため、毎回のミーティングごとにみんなが空いている時間を調節して、やるようにしました。

回数も、月曜と木曜にはもともとゼミの授業があるため、水曜の１回だけにしました。

会社などで毎日会えない場合、毎日集まるのはなかなか難しいので、無理のないスケジュールにすることが必要だと思いました。

最初の方は、みんなミーティングのやり方が良く分かっておらず、進捗になりがちだったのですが、スクラムマスターが進行役となり、2日おきにコミュニケーションをとることによって、だんだんみんな全体を把握できるようになりました。

このプロジェクトではそれぞれのメンバーが各々別の仕事を担当しているので、他のメンバーの仕事がどのくらい終わっているのか分かっていなかったのですが、このデイリースクラムをやることにより、遅れをとっているのがどこで、それをどのように対処するのかみんなで検討できるようになったと思います。

メンバー全員が協力して、一緒に仕事を「完了」に持っていくためのチームになることが大事なのだと思います。

このスクラムでは、「無駄は罪である」と考えられています。

みなさんも、仕事で無駄に使っている時間を減らして、自分の好きなことに使ってみませんか？

次回は、「マルチタスクは厳禁？！」についてご紹介します。

お楽しみに！